Lo dico dal punto di vista di chi i gestionali li sviluppa per mestiere: Excel ha fatto crescere più aziende italiane di qualsiasi software gestionale.
Ordini, magazzino, preventivi, turni, scadenze: in migliaia di aziende tutto questo è nato in un foglio Excel, e in molte ci vive ancora oggi. E ha funzionato. Costa poco, lo sanno usare tutti, si adatta a qualsiasi esigenza in cinque minuti. Nessun software su misura batte questa flessibilità all'inizio.
Anche io, per anni, ho gestito ore e progetti su un foglio condiviso. Si chiamava «ore_progetti_DEFINITIVO_v2». Poi è arrivato il v3. Poi ho messo la freccia e mi sono fermato un attimo a pensare.
Il punto non è se Excel vada bene
Va benissimo. Il punto è capire quando inizia a stare stretto. Excel è uno strumento straordinario per esplorare, fare calcoli, costruire una prima versione di un processo. Diventa un problema quando gli si chiede di fare da database condiviso, da sistema di permessi, da archivio storico e da strumento di reportistica, tutto insieme.
Il passaggio non avviene in un giorno preciso. Il foglio cresce un po' alla volta: una colonna in più, una macro, un secondo file collegato al primo. Finché un giorno ci si accorge che l'azienda dipende da qualcosa che nessuno ha mai progettato davvero.
I 5 segnali che il foglio vi sta stretto
Di solito i segnali sono questi:
- Esistono più versioni dello stesso file e nessuno è sicuro di quale sia quella giusta. «DEFINITIVO», «FINALE», «OK», «usa questo».
- Due persone non possono lavorarci insieme senza spargimento di sangue aziendale: uno salva, l'altro sovrascrive.
- Per rispondere a una domanda semplice («quanto abbiamo venduto a quel cliente quest'anno?») serve mezza mattinata di filtri e somme.
- Una sola persona sa davvero come funziona, e quando va in ferie l'azienda rallenta.
- Un errore in una formula è passato inosservato per mesi, e ha influenzato decisioni, prezzi o ordini.
Se non ne riconoscete nessuno, o al massimo uno, la situazione non è così grave e il foglio sta facendo il suo lavoro. Se ne riconoscete tre, forse è il momento di fare un passo in più.
Cosa si perde a restare troppo a lungo
Il costo di un Excel cresciuto troppo non è il file in sé, è tutto quello che gli gira intorno: il tempo speso a riconciliare versioni, i dati che non si possono incrociare, i controlli fatti a mano, il rischio che il file si corrompa o venga cancellato. E soprattutto l'impossibilità di collegarlo ad altro: al sito, alla fatturazione, al magazzino, a un'app per chi lavora fuori sede.
Non buttare via tutto: partire da lì
Il passo successivo non significa buttare via tutto, ma trasformare in uno strumento solido quello che Excel vi ha già insegnato: i vostri processi, le vostre regole, il vostro modo di lavorare.
Quel foglio, infatti, è una miniera di informazioni per chi deve progettare il software:
- Le colonne raccontano quali dati servono davvero.
- Le formule descrivono le regole di calcolo dell'azienda.
- I fogli separati mostrano come sono organizzate le entità: clienti, ordini, prodotti.
- Le colonne colorate e le note rivelano le eccezioni, che sono spesso la parte più importante.
Per questo il miglior punto di partenza per un software su misura, spesso, è proprio quel foglio Excel. Ne abbiamo parlato più in dettaglio in Trasformare un foglio Excel in un'app.
E non è detto che Excel debba sparire: molte aziende continuano a usarlo benissimo per le analisi, esportando i dati da un gestionale affidabile invece di usarlo come gestionale.
