Quando presento un preventivo, la domanda arriva con puntualità svizzera: «Non costa un po' troppo?».
È una domanda giusta, e chi la fa ha tutto il diritto di farla. Il problema è che di solito confronta il prezzo del software con il numero zero, come se l'alternativa fosse non spendere nulla. E zero, purtroppo, non è il costo di come si lavora oggi.
Il costo che non compare in nessuna fattura
Ogni azienda ha attività che nessuno ha mai deciso di fare in quel modo: si sono semplicemente stratificate nel tempo. Copiare dati da un file all'altro, rispondere al telefono sempre alle stesse tre domande, cercare il documento giusto in una cartella condivisa, ricostruire a mano un report che il cliente chiede ogni mese.
Prese una per una sembrano piccolezze. Ma proviamo a fare un conto semplice, con numeri di esempio:
- Due persone perdono un'ora al giorno tra copia-incolla, telefonate ripetitive e ricerca di documenti.
- Moltiplicato per circa 220 giorni lavorativi, fanno 440 ore all'anno.
- Con un costo aziendale di 25 euro l'ora, sono 11.000 euro all'anno. Ogni anno.
E questo senza contare gli errori di trascrizione, i ritardi, il cliente che si stanca di aspettare una risposta, la collega che passa il pomeriggio a sistemare un ordine sbagliato.
Questi costi non compaiono in nessuna fattura, per questo nessuno li vede. Ma ci sono, e si pagano tutti i mesi sotto forma di stipendi spesi per attività che non producono valore.
La domanda giusta: in quanto tempo si ripaga?
Il conto da fare quindi non è «quanto costa il software», ma «in quanto tempo si ripaga».
Restando sull'esempio: ipotizziamo un progetto da 18.000 euro, con circa 2.000 euro all'anno di manutenzione e hosting. Se elimina quelle 440 ore, il risparmio netto è di circa 9.000 euro l'anno. Il progetto si ripaga in due anni, e dal terzo in poi è guadagno.
Se un progetto si ripaga in un anno o due e poi continua a far risparmiare, non è una spesa: è un investimento con un ritorno misurabile. Esattamente come un macchinario nuovo in produzione, che nessuno valuterebbe confrontandone il prezzo con lo zero.
Non è solo una questione di ore risparmiate
Leggere il software solo come risparmio di personale è riduttivo, e qui c'è un punto che spesso cambia il calcolo. Le ore liberate non spariscono: si spostano. Vanno su attività che oggi non si fanno perché «non c'è tempo»:
- Seguire meglio i clienti, rispondendo in ore invece che in giorni.
- Avere numeri affidabili per decidere, invece di stime fatte a memoria.
- Crescere senza assumere in proporzione: se il volume raddoppia, un processo digitale regge, uno manuale no.
- Ridurre la dipendenza da una singola persona che «sa come si fa».
Molti di questi benefici sono difficili da mettere in un foglio di calcolo, ma chi li ha vissuti sa che spesso valgono più delle ore risparmiate.
Come fare il calcolo nella vostra azienda
Non serve un consulente per una prima stima. Bastano una penna e un po' di onestà:
- Elencate le attività ripetitive della settimana: inserimenti, controlli, solleciti, report, telefonate standard.
- Stimate le ore che ognuna richiede, coinvolgendo chi le fa davvero (spesso i titolari le sottostimano).
- Moltiplicate per il costo aziendale orario e per le settimane lavorative.
- Aggiungete gli errori: quanto costa un ordine sbagliato, una fattura da rifare, un cliente perso?
Il numero che esce è il budget annuo che state già spendendo, solo senza averlo deciso.
In tutta onestà: a volte il conto dice di no
Se l'attività da automatizzare porta via mezz'ora al mese, il software su misura non conviene. Se esiste già un prodotto standard che fa il 90% di quello che serve a un canone ragionevole, probabilmente conviene quello. E se il processo non è ancora stabile, prima va chiarito il processo e poi si scrive il codice.
Un buon fornitore dovrebbe essere il primo a dirlo. Un software che non si ripaga è un cattivo progetto, per il cliente e anche per chi lo sviluppa.
Provate a fare il calcolo per la vostra azienda: qual è l'attività ripetitiva che vi ruba più ore ogni settimana? Se volete, possiamo farlo insieme.
